Acesso: 1. Possibilidade de consulta a documentos e informações / 2. Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização.

Acondicionamento: Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso.

Arquivamento: Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos / Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua tramitação.

Arquivista: Profissional de nível superior, com formação em arquivologia ou experiência reconhecida pelo Estado.

Arquivo: 1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte / 2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia o processamento técnico a custódia, o processamento técnico a conservação e o acesso a documentos / 3. Instalações onde funcionam arquivos / 4. Móvel destinado à guarda de documentos.

Arquivo administrativo: Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa.

Arquivo central: Arquivo responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Também chamado arquivo geral.

Arquivo corrente: 1. Conjunto de documentos em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração / 2. Arquivo responsável pelo arquivo corrente.

Arquivo intermediário: 1. Conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente, que aguarda destinação / 2. Arquivo responsável pelo arquivo intermediário. Também chamado pré-arquivo / 3. Depósito de arquivos intermediários.

Arquivo permanente: 1. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor / 2. Arquivo responsável pelo arquivo permanente. Também chamado arquivo histórico.

Arranjo: Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.

Assinatura digital: Assinatura em meio eletrônico, que permite aferir a origem e a integridade do documento. 

Atividade-fim: Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Também chamada atividade finalística.

Atividade-meio: Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Também chamada atividade mantenedora.

Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

Catálogo: Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos de forma sumária ou analítica.

Ciclo vital dos documentos: Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo da sua produção à guarda permanente ou eliminação.

Classificação: 1. Organização dos documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo / 2. Análise e identificação do conteúdo de documentos seleção da categoria de assunto sob documentos, a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos / 3.Atribuição a documentos ou às informações neles contidas, de graus de sigilo conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança.

Código de classificação: Código derivado de um plano de classificação.

Código de referência: Código elaborado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística –ISAD(G), destinado a identificar qualquer unidade de descrição.

Coleção: Conjunto de documentos com características comuns, reunidos intencionalmente.

Comissão de avaliação e destinação / Comissão Permanente de Avaliação de Documentos: Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo responsável pela elaboração de tabela de temporalidade.

Conservação: Promoção da preservação e da restauração dos documentos.

Consulta: Busca direta ou indireta de informações.

Custódia: Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos independentemente de vínculo de propriedade.

Descarte: Exclusão de documentos de um arquivo após avaliação.

Desclassificação: Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta no todo ou em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo.

Descrição: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.

Desinfestação: Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos.

Destinação: Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.

Documentação: 1. Conjunto de documentos / 2. Ato ou serviço de coleta, processamento técnico e disseminação de informações e documentos.

Documento: Unidade de registro de informações qualquer que seja o suporte ou formato.

Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação e cujo acesso depende, na maioria das vezes, intermediação tecnológica.

Documento pessoal: 1. Documento cujo teor é de caráter estritamente particular / 2. Documento que serve à identificação de uma pessoa.

Documento público: Do ponto de vista da acumulação, documento de arquivo público. Do ponto de vista da propriedade, documento pertencente ao poder público. Do ponto de vista da produção, documento emanado do poder público.

Dossiê: Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

Edital de ciência de eliminação: Ato publicado em periódicos oficiais que tem por objetivo anunciar e tornar pública a eliminação.

Eliminação: Destruição de documentos que, na avaliação foram considerados sem valor permanente. Também chamada expurgo de documentos.

Empréstimo: Transferência física e temporária de documentos para locação interna ou externa, com fins de referência, consulta reprodução pesquisa ou exposição.

Fundo: Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo.

Fundo aberto: Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade.

Fundo fechado: Fundo que não recebe acréscimos de documentos, em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade.

Gestão de documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.

Grau de sigilo: Gradação de sigilo atribuída a um documento em razão da natureza de seu conteúdo e com o objetivo de limitar sua divulgação a quem tenha necessidade de conhecê-lo.

Guia: Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos.

Higienização: Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservação dos documentos.

Indexação: Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores propiciando a recuperação da informação.

Índice: Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa acompanhados das referências para sua localização.

Instrumento de pesquisa: Meio que permite a identificação localização ou consulta a documentos ou a informações neles contidas. Expressão normalmente empregada em arquivos permanentes.

Inventário: Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos.

Item documental: 1. Menor unidade documental, intelectualmente indivisível, integrante de dossiês ou processos / 2. Unidade documental fisicamente indivisível. Também chamada peça.

Listagem de eliminação: Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente. Também chamada lista de eliminação.

Listagem descritiva do acervo: Relação elaborada com o objetivo de controlar a entrada de documentos em arquivos intermediários e em arquivos permanentes.

Microfilmagem: Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido.

Organicidade: Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.

Plano de classificação: Esquema de distribuição de documentos em classes de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.

Prazo de eliminação: Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados.

Prazo de guarda: Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário ao fim do qual a destinação é efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção.

Preservação: Prevenção da deterioração e danos em documentos por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.

Processamento técnico: Expressão utilizada para indicar as atividades de identificação classificação, arranjo, descrição e conservação de arquivos. Também chamado processamento arquivístico, tratamento arquivístico ou tratamento técnico.

Protocolo: Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

Quadro de arranjo: Esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de um arquivo a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e da análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes.

Recolhimento: 1. Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes com competência formalmente estabelecida / 2. Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

Relação de recolhimento: Listagem descritiva do acervo adotada em arquivos permanentes.

Relação de transferência: Listagem descritiva do acervo adotada em arquivos intermediários.

Reprodução: Processo de produção de cópia de um documento no conteúdo e na forma, mas não necessariamente em suas dimensões.

Reprografia: Conjunto dos processos e técnicas de duplicação e reprodução de documentos que não recorrem à impressão tais como fotocópia processo eletrostático termografia e microfilmagem.

Restauração: Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados ou danificados.

Restrição de acesso: Limitação do acesso em virtude do estado de conservação do estágio de organização ou da natureza do conteúdo.

Seção: Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma primeira fração lógica do fundo em geral reunindo documentos produzidos e acumulados por unidade(s) administrativa(s) com competências específicas. Também chamada subfundo. 

Série: Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto.

Serviço de referência: 1. Conjunto de atividades destinadas a orientar o usuário quanto aos documentos relativos ao tema de seu interesse, aos instrumentos de pesquisa disponíveis e às condições de reprodução / 2. Unidade administrativa responsável pelo serviço de referência.

Sistema de arquivos: Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns.

Sistema de gestão de documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação uso, avaliação arquivamento e destinação de documentos.

Subsérie: Num quadro de arranjo a subdivisão da série.

Tabela de temporalidade: Instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

Técnico de arquivo: Profissional de arquivo de nível médio, por formação ou experiência reconhecida pelo Estado.

Termo de doação: Instrumento legal particular que define e formaliza uma doação a arquivo.

Termo de eliminação: Instrumento do qual consta o registro de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido o prazo de guarda.

Termo de recolhimento: Instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo permanente.

Termo de transferência: Instrumento legal que define e formaliza a transferência de documentos para o arquivo intermediário.

Usuário: Pessoa física ou jurídica que consulta arquivos. Também chamada consulente, leitor ou pesquisador.

Vocabulário controlado: Conjunto normalizado de termos que serve à indexação e à recuperação da informação.

 

Referência:

ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.